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如何減低推廣電郵退回率?避免被收件過濾器分類為垃圾郵件

電郵退回率 (Bounce Rate) 指發送的郵件不能到達目的地被退回之百分率。退件主要可分為 2 種 :

1. Hard Bounce Vs Soft Bounce

Hard Bounce 指發送郵件時馬上確認為失敗的情況。如果發送郵件地址不按正確的電子郵件地址的語法: name@domain.com,在一般情況下,大多數電子郵件發送程式將標誌地址錯誤和立即計算為發送失敗。即使郵件地址的語法正確,域名 domain.com 可能是無效的,當您的發送郵件 SMTP 服務器收到這個收件人 (Recipient) 地址,因為需要路由轉送您的電子郵件給目標收件人,SMTP服務器會立即檢查收件人域名是否有效。如果域名不存在,發送郵件 SMTP 服務器將標誌地址錯誤和立即計算為發送失敗。

Soft Bounce 指郵投遞時遇到的失敗可能通過重試而有機會成功,例如:收件人的信箱已滿,又或者 (由於網絡繁忙) 未能聯絡對方電郵伺服器等等。

2. 採用流量控制減低 電郵退回率

一個非常短的時間 (例如幾分鐘) 爆炸性發送電子郵件到您的SMTP服務器是不受歡迎的。原因是:路由發送電子郵件是一個存儲和轉發 (store and forward) 機制。一封需要進行路由發送的電子郵件會先在你的SMTP服務器存儲,直到它被發送到目標收件人或投遞退回。如果你的目標收件人的SMTP服務器臨時故障或網絡故障,您的電子郵件可能停留在您的SMTP服務器一段時間。如果您已經超出了SMTP服務器磁盤容量限量,新提交的郵件將被立即拒絕。

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解決方案是電郵行銷時採用流量控制發送電子郵件到您的SMTP服務器。例如,發送每個電子郵件之間停頓 1秒和每次發送 30 封郵件停頓1分鐘。這將使您的SMTP服務器有時間來消化您的電郵推廣郵件。

3. 確保發件人的電子郵件是有效的

即使域名是有效並通過郵件 SMTP 服務器發送,收件人的 SMTP 服務器會檢查發送者 (Sender) 是不是從一個有效的域名發出。例如,如果您使用的是電腦內部的 STMP 服務器發送電郵推廣郵件,內部 SMTP 服務器的 IP 可能不會對應為任何有效的域名。在這種情況下,收件人的 SMTP 服務器 (如 Hotmail) 極可能拒絕你的電郵推廣郵件,因此引發退件。

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一般垃圾郵件發送者會使用假的電子郵件地址和匿名SMTP 服務器發送大量的垃圾電子郵件,因為要避免被查獲,他們使用的域名當然是假的。

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4. 避免使用公共電子郵件地址作為發件人地址

大多數公司 SMTP 服務器不歡迎發送者的郵件地址是公共電子郵件地址(如 Gmail, Yahoo, Hotmail)。原因是: 正常的公司不會使用這些電子郵件地址發送商業電子郵件和個人電子郵件,更不應該通過公司的SMTP服務器在辦公時間內發出。電郵推廣時使用這些公共電子郵件地址發送郵件將最有可能被收件人公司垃圾郵件過濾器拒絕收取。

5. 避免重複的郵件發送到同一個地址

許多公司和公共電子郵件廠商 (Gmail, Yahoo, Hotmail) 現在都採用垃圾郵件過濾器(Spam Filter) 來過濾掉垃圾郵件。垃圾郵件過濾器如果發現同一內容的郵件在短短的時間發送到同一個地址多次,過濾器會認為內容相同的電子郵件為垃圾郵件和發件人是垃圾郵件製造者,拒絕收取郵件。因此,當發送大量電子郵件,請確保你的收件人清單沒有重覆,以避免發送重複的郵件令收件人的 SMTP 服務器的過濾器將您降級。

6. 添加退訂連結,避免被列入黑名單

黑名單監測機構(SpamCopSpamHaus, dnswl.org)都列出了被視為發送垃圾郵件的郵件發送人(域名和IP地址)。如果有足夠的電郵推廣郵件收件人標記你的電子郵件為垃圾郵件,你將被添加到監測機構的黑名單,而你發送的電郵推廣郵件將被拒取退回。

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一個有效的解決方案是嵌入一個連結,讓您的電子郵件收件人取消訂閱你的電子郵件。另一個很好的做法是個性化您的電子郵件而避免被列入黑名單,例如,郵件合併(Mail Merge)您的電子郵件收件人的姓名,而不是稱他/她為“親愛的顧客”。

7. 避免不歡迎的關鍵字在電子郵件的主題

大部分垃圾郵件過濾器都選擇適用的關鍵字過濾。關鍵詞,如銷售,折扣等不歡迎的字。你不僅要衡量你的電郵推廣郵件是否已經到達你的客戶。你其實應該更關心你的客戶是否會閱讀您的電郵推廣郵件。純銷售性的電子郵件通常是不受歡迎的。相反,軟性銷售電子郵件內容添加豐富的專業領域知識是最有可能受歡迎或至少不覺冒犯。例如當你推廣化妝品產品,您可以加入美容知識豐富您的電子郵件內容。當然,你應該包含一個退訂連結 (unsubscribe link) 在您的電子郵件,讓收件人喜愛時隨時取消訂閱你的電郵推廣郵件。

8. 保持你的電子郵件容量合理

電郵推廣時電子郵件的容量過大或帶有ZIP,EXE,形式的附件都不受歡迎,因為它們很容易嵌入病毒。如果您需要在電子郵件中嵌入圖形,使您的電子郵件看起來更加專業,確保您的圖形分辨率是適當的。更高的分辨率,更大的電子郵件容量。一個高分辨率的圖像可以使打印效果質量更好,但收件人的屏幕上查看不太可能有一個很大的區別。同樣道理,附件是會增加電郵被退回的風險,應該儘量避免。有需要時 (例如産品目錄) 亦應插入超連結讓收件人點擊下載。

9.確保你的電子郵件的內容不包括任何死連結或任何從低信任的網站來的連結。

理由是任何電郵內容的超連結都有可能被用來釣魚 Phishing, 就是連結點擊者到釣魚網站收集用戶個人資料。所以當電郵內容含超連結,就需要確保所指向的網站是高信譽可靠的。例如搜入 Facebook 分享,由於是指向 Facebook 而 Facebook 信譽極高,所以不會影響電郵的垃圾可能評分。但如果你插入一張圖片起連接到另一個低信譽網域,垃圾可能評分自然增加。所以如果你要存放圖片用於起電郵內容作超連接,首選是高信譽的 Content Delivery Network CDN, 其次就是發件人網域網站。由於發件人網域必然和已經加入在垃圾可能評分,再插入超連接指向發件人網域自然不再對垃圾可能評分有影響。

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最後,不管你已經做到一切要注意事項,然不是100%保證您的電郵行銷郵件將不會被對方歸類為垃圾郵件。正確的方法是通過發送電子郵件到某些主要帳戶(如Gmail,雅虎郵件,Hotmail等),看看你您的電子郵件能否成功通過。如果不能,進一步微調您的電郵推廣郵件內容。

當你的電郵成功通過垃圾郵件過濾器到達收件人的郵箱,現在你關心的是收件人會否打開郵件,如何提高群發電郵的打開率

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