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電郵發送機制詳細解說 – 什麼是 smtp 服務器?為什麼需要流量控制?

郵發送機制 隨時代進步。傳統的電郵推廣是依賴大量發送電郵,漁翁撒網,希望利用量大而多少帶來點斬獲。過去幾十年有不少人是以這個角度看待電郵推廣,所以造成濫發,就是所謂垃圾郵件 Spams。濫發電郵以前是損人利己,今天隨著法例完善,反垃圾郵件技術的進步,濫發其實已經變成損人不利己 (收件人固然浪費了時間,濫發亦影響你的域名信譽,間接影響搜尋排名。所以你可能留意到很多大企業不會以公司的域名發送推廣電郵,例如 Paypal 推廣信息的發送網域是 paypalmarketing.com)。電郵推廣內容固然重要 (其實也可以說是內容行銷的一部份),正確利用電郵推廣最好還是對整個電郵發送機制多一點了解。

避免使用公共電郵地址

今天很少人沒有試過收發電郵。註冊一個公眾電郵,然後登入,利用所提供介面編輯,收發電郵,就如此簡單。問題是公眾電郵是有收發量限制,一般一天不會多於一佰個,兼且公眾電郵無需任何身份驗證而作為發件人,一般在商業環境容易被誤判為濫發電郵或釣魚郵件。所以電郵推廣不應以公共電郵為發件人,而應該是某網域下的一個電郵地址。當網域電郵地址濫發時,其他人或伺服器可以制裁該網域。注意:今天互聯網世界任何人都可以發表自己的觀點,消息發送者信譽才是最重要。

電郵發送機制 – 存儲和轉發

所以同樣的理由如果安裝軟件在自己電腦中群發電郵,首先要有一個網域地址。傳統電郵發送並不是 Peer to Peer 點對點機制。理由是對方可以是關機狀態又或者發生網絡問題無法聯繫。所以傳統電郵是存儲和轉發 Store and Forward 機制。說穿了就跟寄掛號信差不多:

  • 首先你準備好信件,有收件人地址,亦有發件人地址 (方便退件)。
  • 然後你將信件掉到郵局櫃台投遞,郵件是存放 Store 在郵局。郵局收了信件,集合批量再轉發 Forward 寄到收件人國家郵局。
  • 收件人郵局再將信件發給收信件人 Inbox。

電郵發送機制

SMTP  伺服器和發送流量控制

轉發給收件人伺服器時 SMTP 伺服器要先知道對方的 IP 地址,這是通過域名服務器 Name Server 查詢得到。電郵發送時 SMTP 伺服器的功能就像收件人郵局,先接收,儲存,再轉發,不成功就再嘗試,嘗試幾次都不成功就退件。所以大量發送時要給點時間 SMTP 伺服器處理你的電郵,否則對方應接不暇時會單方面叫停你的發送。郵件大自然佔用 SMTP 伺服器空間,亦不受對方歡迎。

smtp-setup

POP 伺服器 Vs IMAP 伺服器

收件人伺服器可以分為 POP 或 IMAP 伺服器。收件人伺服器就像收信人的郵局,接收來自 SMTP 伺服器轉發的郵件,再通知收件人。收件人利用軟件連接伺服器查詢有沒有新郵件。如果是 POP 伺服器會將郵件轉發給收件人電郵軟件 (如 Outlook, Thunderbird),然後刪除伺服器內的電郵版本。如果是 IMAP 伺服器只會告訴收件人電郵軟件信件標題,只有當收件人點擊內容時才下載整個郵件,並且不會主動刪除伺服器上的電郵版本。想像一個電郵包含一個 20 MB 附件,以手機 POP 瀏覽,電郵自動下載到手機,消耗了 20MB 數據流量亦佔用手機 20MB 內存。假設郵件是關於一件不急切事程可以留等待明天在公司處理,收件利用 IMAP 瀏覽,只下載郵件標題。由於標題顯示無急切性,所以選擇不看內容因而沒有消耗大量數據流量。由於電郵是存在於 IMAP 伺服器,明天回辦公室打開電腦仍可看到和操作該電郵。imap-setup

 

反垃圾郵件 Anti-Spam

為了打擊濫發,今天收件伺服器都加入垃圾郵件過濾器 Spam Filter, 所以發件人的郵件可能安全通過,亦可能被判斷為垃圾,直接送到收件人的垃圾郵件文件夾,當然亦可能電郵地址不或不再存在而直接退件。判斷垃圾電郵過程中間過濾器會向記錄垃圾電郵網域名單的獨立第三方查詢,所以說網域信譽是非常重要。

反釣魚 Anti-Phishing

有時濫發的目的是為了釣魚 Phishing。最常是假冒某人的電郵。所以收件伺服器會看發件伺服器是誰,如果是 anonoymous, 一般會拒絕收件。亦會看發件伺服器的網域和發件電郵網域是否一致。例如發件人自稱是 bill.gates@microsoft.com, 但發件伺服器不是來自 microsoft.com, 很可能就是釣魚。參考 DMARC

跟踪打開率和點擊率

隨著大數據愈趨成熟,追蹤收件人打開率 Open Rate 和點擊率 Click Rate 電郵內部接連變得更容易,例如利用 Google Analytics 追蹤就可以。參考 “免費追蹤電郵推廣活動“。追蹤其實是加入追蹤連接到追蹤伺服器。當用戶點擊追蹤連接會先連到追蹤伺服器記錄用戶動行,然從再重定向到原來連接的目標 URL. 追蹤伺服器由於是第三方域名,如果域名信譽不高自然增加被評為垃圾的風險,谷歌域名當然沒有問題。

每次電郵推廣活動有多成功當然需要看打開率和點擊率。營銷人員更喜歡談轉換率 Conversion Rate. 就是預設一個用戶動行作為介定成功的條件。例如跳到登陸頁下載産品電子目錄,如果一佰人登陸有三個人下載轉換率就是 3%.

以上所解說可能對一般電郵推廣用戶來說較難理解。市場一些提供電郵推廣平台的供應商 (例如:MailChimp) 將上述技術細節自行處理,讓用戶可以專注撰寫推廣電郵內容,當然收費較自行操作貴。

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摘要
電郵發送機制 詳細解說 - 什麼是 smtp 服務器?為什麼需要流量控制?
文章名稱
電郵發送機制 詳細解說 - 什麼是 smtp 服務器?為什麼需要流量控制?
描述
電郵發送機制 隨時代進步。過去幾十年有不少人是以這個角度看待電郵推廣,所以造成濫發,就是所謂垃圾郵件發送者 Spamer。濫發電郵以前是損人利己,今天隨著法例完善,反垃圾郵件技術的進步,濫發其實已經變成損人不利己。正確利用電郵推廣最好還是對整個電郵發送機制多一點了解。
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Well Develop International Limited
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香港SEO專家。專家地位並非紙上談兵自說自話而來,應該是基於由同業又或者權威的獨立第三方給予的評價。而SEO專家地位大致可以從 Google 給予你所競逐一大籃子競爭性高的關鍵字排名結果推斷出來。其他我關於宣傳推廣的文章亦取得很高排名。這方面搜尋引擎似乎亦給予我專家效應。

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